2012年4月13日，“2012第四届富士（国际）印刷技术高端交流会”在深圳南山区凯宾斯基酒店宴会厅成功举办。500多位行业专家、媒体、印刷同仁应邀参加本次交流会，盛况空前。富士胶片（中国）投资有限公司印刷数字化项目成员，历任香港光辉制版主管，行业知名企业资深培训讲师，富士胶片印刷技术部培训经理，市场经理赵广先生发表了“《10分钟文件规范处理》，提升效率的第一步！”的演讲。

　　赵广：

　　应该说上午的最后一位嘉宾Benson在演讲里提到了，中小企业是可以做到标准化的，但是他卖了一个关子，答案是肯定的，但解决方案在哪里？他留给了我们。所以在场要我说一句：各位尊敬的来宾，各位朋友，大家久等了！

　　我是富士胶片的赵广，一直从事印前及相关工作，在2012年的年初有幸被派到欧洲深造，获得Fogra和UgraPSO双料认证专家，所以今天很荣幸就我的印前文件肤浅经验、客户技术服务遇到的一些实际情况再揉合PSO的一些精华，和在座的各位印刷同仁一起来探讨和分享在印前文件处理方面的心得。我的演讲题目是：《10分钟文件规范处理》，提升效率的第一步。

　　我看到今天我们高端会人气很旺，精英荟萃，尤其感谢从广东省外远道而来的行业客户，很多是专程订机票飞过来的，但其中一定也不乏有乘坐火车的朋友。

　　俗话说：火车开得快，全靠车头带。如果将我们整个印刷工艺比作一辆飞速行驶的列车，那么印前无疑就是火车头；印前的速度快、效率高，可以让印刷机不停机、不等版，最大程度地利用和发挥设备资产的价值。

　　让我们先来看这样一组数据，据美国Rochester大学印刷工业中心的调查数据显示，在整个印刷工序过程中，导致产品最终交货延期的"罪魁祸首"竟然都是由于业务、印前以及客服造成的；而很少是由于印刷、印后或是运输。由此可见，与客户的沟通做的不好，印前处理不当，对后续的生产是有着多么重要而深远的影响。
　　无独有偶的是，被很多行业前辈所熟知的Linotype-Hell也有过一份抽样调查，在印前接收过来的文件中，有相当部分是完全不能接受的，看左边；有绝大部分需要重新修正，在中间；真正能够直接使用的文件很少很少，不到10％。

　　由此，我们经常会在很多的印刷企业或输出中心看到这样或那样的出错，类似上午Benosn所提及到，少则重打样重出版，多则连印刷都要返工，更重要的是客户一分钱不给反要投诉索赔；这让我们对于文件处理一肚子苦水，这也成为困扰很多老板或同行的一个挥之不去的心病。

　　设想一下，如果您有最好的马天尼精装龙，车速18000的海德堡对开四色印刷机，每小时42张的富士进口热敏CTP，就是印前经常卡壳返工，频繁出错，客户整天抱怨投诉，那么只能可惜您这么好的"牛刀"每天只能用来杀鸡，不能宰牛；无用武之地呀。

　　好，那我们现在来看一下，到底文件处理做些什么事情。通过对作业流的放大分解，我们可以发现其实很简单：由客户或者（委托）广告设计公司将图文排版为印刷页面好之后，将通过网络传输或是存储介质给到印刷厂的印前部门，而印前部门接下来要做的就是对文件进行检查，之后根据印刷规则来创建符合行业标准要求的PDF文档；之后根据需要作预检和局部有限修改，最后给RIP解释出版。

　　抛开设计、排版不讲，我们今天探讨的重点就放在文件的接收、检查和创建。
　　首先必须我们必须透彻了解我们的对象：文件，File。我们在印刷中接触到的形形色色的文件，本质上无外乎就这么几种：要么是纯文字稿，譬如黑白说明书；要么是矢量图形稿，譬如单张大海报；要么是点阵图像，譬如服装画册或摄影作品；当然最常见还是上述几种元素的叠加，有图像有图形有文字还有表格，这就是一个综合的版面文件或者叫版式文件。
　　在文件传输的过程中，随着网络IT的发展，派生出了很多种不同传输方式。有通过网络的，外单的多用FTP，国内的有用MSN或QQ的；也有通过存储介质，CD、DVD，U盘、硬盘，五花八门；实际上每种方式又都有其特点和局限性。譬如像邮件、QQ或MSN等即时网络传输方式由于快，很多人喜欢用，但个别时候由于网络质量差，下载不完全，或是断点续传中间个别字节丢失，这样的文件就有可能成为问题文件。还需要提醒的一点是，无论哪种渠道进来的文件，都需要注意杀毒。因为现在文件就是数字资产，数字菲林，病毒破坏的不只是一台电脑，很有可能就是整个印前网络。记得几年前的熊猫烧香，很多印刷厂都中过招，教训非常惨痛。前车之鉴，不可不防。

　　所以对于文件的接收环节，我们的常规解决方案应该是：出具一份类似这样的《客来文件制作须知》，譬如建议使用什么软件制作文件，软件接受什么版本，什么格式，可接受哪些存储媒体，FTP传输地址和密码是什么；包括文件应该怎么制作，加出血，不用RGB，字体转曲线等等，相信很多厂都有，那么大家看到的这是纯文字版本，下方分享的这个台湾的网址就是一个做得更好的方法：图文并茂。文件中碰到阴影效果怎么做？透明怎么处理？生动直观地告诉客户怎么样做出来的。

　　除此之外，让技术人员亲自去客户现场或是定点召集客户做相关的义务培训，是我们提出的进化方案。正是因为客户提供的文件到处都有"地雷"，与其后面一个一个小心翼翼地"排雷"，还不如提前让他不要"埋地雷"。可培训的内容包括软件培训，怎么加出血，转PDF；色彩培训，RGB与CMYK的不同；印刷培训，精装书脊位怎么留，刀版线为什么要叠印；习惯培训，也很重要给过来的文件譬如都要带齐字体链接图；不要给中间过程文件给最终文件，不要带多余的文件等等。虽然这些看不到实际收益还要投入，但是真正能够看到背后好处的老板一定认同：要主动地让你的专业去影响你的客户，而不是被动地让客户牵着你的鼻子走。对不对？譬如雅昌的要求，客户就会听从，你的为什么就不会？前人栽树，后人乘凉；这步做好了，后面出错的机会就少了一半。

　　"磨刀不误砍柴工"，刀磨了，还是要砍柴的。对于进来的文件，必须要按照统一的套路进行检查确认。这就是我们所说的SOP标准作业程序。

　　因为软件不同，系统不同，每个人的手法、经验不同，一定会产生差异性，排除差异性，终结混乱的唯一方法就是标准化。所以我们的建议方案是：针对不同的软件总结出一套具有共性意义的常规检查程序，譬如第一步检查什么，怎么检查；第二步检查什么，怎么检查；第三步等等。看似纷繁复杂，实际上万变不离其宗。很多老板一直抱怨找不到高手或者是高薪都留不住人；必须清醒的知道：铁打的营盘，流水的兵。一个系统的稳定性不能靠某一个或几个人的经验，必须依靠一套成熟稳定的标准和规范。这里大家看到的是我们i-FJ所总结出来的各个软件应当怎么进行常规预检，有AI、Freehand、CorelDraw、InDesign等等，甚至还包括MicrosoftWord都有办法可以查到是不是缺字体等等。实践检验，用这套方式全部做下来可以排除90％以上文件问题。

　　随着人工成本上涨，文件预检能不能自动化呢？所以我们的高效方案就是：使用专门的预检软件譬如FlightCheck，凭借15年的预检经验，目前最新版本6.8，可以检查几乎所有的印前主流文件。操作很简单，只要设置好模板，把文件丢进去，就可以自动检查出其中存在的图像、字体、颜色、叠印等诸多错误。尤其适合于大量外单文件的检查，因为目前没有中文版，只提供英文版本。

　　对于文件接收，我拜访过的很多印刷企业都做到这一步，而且做得很好；但我认为还可以更进一层，这就是我们的深度方案：记录和反馈。
　　举个例子，像这样的一张预检参照表。如果都能够将所发现的问题写下来，在哪一页字体问题，哪一页图片欠缺，等等。一来对外有一个书面记录，方便客服沟通；二来文件更新或改正后可以对照检查；三来还可以定期汇总，按时间段、按客户群来分析和总结出其多发性、常见性的故障问题，并提供对应解决方案，从源头上治理，这才是标本兼治的一剂良方。

　　按照工作流，接下来就是文档的创建。由于所有印刷的文件都必须被转换成通用性的桌面描述语言格式PostScript，俗称打PS。但是我相信大家都在用发展的眼光看问题，连猪肉都涨到了20块钱一斤，Adobe软件发展到CS6，CorelDraw也到了X6，今天还讲PS真的Out了，我们与时俱进，只有PDF才是王道。因为PDF同样基于PS架构，而且可以内嵌图像字体、预览检查、可压缩等特点。

　　所以除了极个别低版本的软件只能与PS兼容之外，能用PDF尽量用PDF；话说回来，为什么还有客户顽固地在用极低版本的软件，这与你前面能不能培训和影响你的客户有着很大的关系。

　　同理，每一步操作都需要有SOP标准程序来指引；有必要定出每个软件如何来生成符合印刷规范PDF。类似现在大家所看到的：有的是导出，有的是转换，有的是发行，实际上在这个过程中参数设置很重要，有一个设错，说不定出来的PDF就是有问题。讲一个实例：选错RGB。同样的，下面也推荐台湾这个网站给大家参考，里面有每个软件如何生成符合印刷标准的PDF的详细设置。建议大家不但要做出来给内部，还要公开给你的客户，越早越好。

　　这边也给出一些经验总结，关于不同方式来转换PDF。比较推荐的是使用Distiller蒸馏器或是使用软件自带功能导出PDF，而不推荐使用PDF虚拟打印机来创建符合印刷标准的PDF。这种方式一般常见于Office办公文档转换，那么不用打印机怎么办，实际上从2007版本开始都可以安装一个免费插件，直接另存为PDF。

　　所以原则上应退回给客户或设计公司修改；其次则是使用PDF插件Pitstop来作局部修改，这是一个久经考验的被广泛应用于印前的PDF工具，而且自Pitstop09版本开始做本地化，内嵌有官方中文语言，对内地用户无疑提供了一个方便；当然还有Acrobat软件自带的Touchup也是可以做有限修改；但我也看到有将Acrobat导入AI进行编辑修改，也不是完全不能，但奉劝还是尽量不用这种方法，因为容易出错。

　　让我们始终秉持这样一个原则：我们是做印前的；不是改文件做设计的。如果你有时间帮你的客户改文件，却没有时间帮客户做培训，这就是典型的本末倒置。

　　刚才讲了文件的检查和PDF的转换和修改，但凡文件修改和格式转换，一定不可避免会有盲点，有出错。这也就是刚刚讲了为什么只能排除90％，还有10％非常规的怎么办？我们的进化方案就是归档起来，查遗补漏；是SOP不完善的，继续修订；是特殊个案的，就公开共享。我们都知道：你有一个苹果，我有一个苹果，交换过来我们还只有一个；但如果你有一个错误经验，我也有一个教训心得，相互分享，我们就有两个了。我经常看到做得好的工厂将错误分类收集放在白板公示栏或是报刊架上。公开一个错误，是想让更多人不在同一个地方跌倒。

　　在这里也分享我们富士i-FJ项目在这方面的一个高效方案：就是我们搜集了很多容易出错的印前案例做成电脑数据库，详细描述之前怎么样，之后怎么样，出错个案的现象、成因以及对应的解决方案。希望给大家提供一个借鉴。

　　好了，转成了PDF是不是就万无一失？未必。因为各位都知道PDF是一个广泛应用的概念，不只是出版印刷，像办公网络、电子读物、三维演示、扫描存档等等都可以成为PDF，就像这些铅笔一样，都是铅笔却也有好坏之分。那么PDF的衡量标准是什么？什么样的PDF才是可以用于印刷的呢？

　　答案就是符合ISO15930国际标准的PDF/X。X就是Exchange，代表交换，数据的盲交换。都可以像盲人一样来彼此交换，可见这个PDF的可信度。

　　实际上，PDF/X就是只为印刷和出版而生的，就是在PDF基础上加入了一些限制，减少可变因素，剔除了不合乎印刷规定的项目，在安全性和灵活性之间取得一个很好的平衡。

　　以PDF/X-1a为例，就有这么多一些明确的要求。譬如字体图像必须内嵌、边框的定义，颜色的限制等等。

　　有人可能要问了，PDF/X好像有很多种，应该怎么选择？对了！我们这张表上就列举出了到目前为止常见的PDF/X类型，每一项都是对应有国际标准的。常用的一般有两种，一种是PDF/X-1a，以美国为代表；一种是PDF/X-3，以欧洲为代表。区别很明显，主要在色彩方面，美国的PDF/X-1a倾向于在前端进行颜色处理，将所有非CMYK在Phostoshop中处理完，再转成PDF，那么这个PDF一般只有单纯的CMYK和专色了；而欧洲的PDF/X-3则不然，PDF里面保留原始的色彩模式，内嵌不同模式ICC，只是在最后RIP的时候才做转换。两种格式都有其应用范围，具体取决于您的客户。未来的方向就是完全兼容这两种不同模式但版本更高，可以保留更多透明效果和图层的PDF/X-4。

　　即便如此，在ISO标准中还是遗漏了一些定义：譬如图像的分辨率、色彩通道的数量、叠印的定义、极细线的宽度；就像Windows系统一样，也需要不停地打补丁SP1、SP2、SP3。所以在这里我们的补丁方案就是使用GhentPDF的预检规则。这是一个位于比利时的第三方组织，在ISO的基础上，再对于印刷的规则作了一些丰富和完善，如最小解析度，最小字号，出血、极细线等，并且针对杂志，报纸印刷，平张和轮转印刷分别制定了独立的规则。目前向业界公开了9条规则（商业印刷中我们推荐使用SheetSpotHiRes这条）；分为2005年的PDF1.3版本和2008的PDF1.4版本。

　　这些规则目前都已经被Acrobat和Pitstop等直接引用，我们可以找得到，像主流的印前流程都支持导入这些规则，大家看到的这就是富士的XMF工作流程。推荐的实用做法就是根据工厂的需要来制作和应用最适合自身的PDF预检规则。

　　这里我们i-FJ还需要和大家分享一个高效方案就是做成教学视频：譬如怎么导出符合印刷标准的PDF了？在没有Pitstop情况下怎么查看PDF图像的色彩和精度了？怎么样使用Acrobat的预检批量对文件进行自动检查？等等。所有这样做的目的就是让新来的人一看就会，上手很快，降低经验门槛。

　　按理文件规范可以划上句号了，但是，为山九仞，可不能功亏一篑。处理好的文件最终还是要被RIP解释挂网，就像图上显示的这里是PS，到了PDF，然后被点阵化，最后才分色挂网。所以最后你的RIP的能力如果有问题，那么很可惜你前端的PDF文件再做得怎么好，怎么规范，解释出来一样是错的。所以在这里我们建议使用带AdobePDFPrintEngine的RIP，并推荐使用APPE2以上的版本。

　　同样的，GhentPDF也有推出一个专门针对RIP的输出测试模块。下方这个网址就提供了免费文件下载。包括叠印、图像、字体、阴影、专色等很多方面的测试，能够全部通过则表示您的RIP这一关完全可以放心。

　　在文件规范处理的全过程中，这样的一个图表清楚地告诉我们：文件问题，发现越早，损失越小；解决越好，返工越少。错误越到后面，后果越不堪设想。

　　最后我们综合给出以下几条忠告：

　　教育和培训好你的客户，让你事半功倍，赢在起跑线上；

　　攘外必先安内，文件规范的各个环节都要建立SOP标准；

　　收集疑难出错个案，汇总解决方案，用于全员培训共享；

　　尽可能不要帮客户大量更改文件，只作印前规范的修正；

　　学习使用PDF/X，PitStop，GhentPDF并测试你的RIP；

　　我们今天的课题就是10分钟的文件规范处理，10分钟实际上是一个短时间、高效率的代名词，10分钟是一个目标，10分钟的目的就是把时间抢出来，腾出来留给后面的生产工序；如果开始就塞车了，后面什么都要Hold，换而言之，什么都可以Hold住，最前端的文件处理绝不能Hold。

　　要达到10分钟，光靠之前讲的这一些技术标准我认为还不够，毕竟标准是死的，人是活的，所以我们要从技术层面上升到管理层面，通过奖罚制度和培训机制等让这些标准实实在在地成为操作人员的习惯，就是这句话：让习惯符合标准，让标准成为习惯。那么10分钟的文件规范是完全可以成为现实的。

　　不知道您的公司现在用于文件规范处理的时间还要多少分钟？如果您觉得尚不满意或有待提升的空间，欢迎会后咨询我们富士i-FJ印刷数字化方案部。

　　他山之石，可以攻玉，期待这一些石头能够给您带来一些新的启迪和参考。

　　文件规范10分钟，印刷起来更轻松。

　　我的演讲完了。非常感谢大家的光临和关注。